Voorbereiding op ETIAS: Hoe de nieuwe regels zakelijke reizen naar Nederland zullen beïnvloeden

_{Door Kirsty Gies}

Nu de Europese Unie strengere veiligheidsmaatregelen invoert, moeten Nederlandse bedrijven met internationale zakenreizigers op de hoogte zijn van het European Travel Information and Authorization System (ETIAS). Hoewel oorspronkelijk gepland voor implementatie op 10 november 2024, is ETIAS opnieuw uitgesteld. Toch is het belangrijk dat bedrijven klaar zijn voor de komst van deze nieuwe maatregel, want de maatregel heeft gevolgen voor visumvrije reizigers die het Schengengebied binnenkomen, waaronder Nederland. Ook kan de maatregel gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering van bedrijven die afhankelijk zijn van (korte) zakelijke bezoekers.

Voor Nederlandse bedrijven is het essentieel om ETIAS en de implicaties ervan te begrijpen om soepele bedrijfsactiviteiten te behouden en mogelijke verstoringen te voorkomen. Dit is wat bedrijven moeten weten.

Wat is ETIAS?

ETIAS, het Europees systeem voor reisinformatie en -autorisatie, is een reisautorisatie die visumvrije burgers die het Schengengebied bezoeken voor korte verblijven (tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen) moeten verkrijgen (vergelijkbaar met het Amerikaanse ESTA-systeem). Reizigers uit meer dan 60 landen, waaronder de Verenigde Staten, Canada, Japan en Australië, moeten een deze reisautorisatie aanvragen voordat ze naar de EU reizen.

Hoewel het geen visum is, is de ETIAS-reisautorisatie onderdeel van het initiatief van de EU om de grensbeveiliging te versterken door visumvrije reizigers vooraf te screenen op veiligheids-, gezondheids- of migratierisico’s. Na toekenning is de ETIAS-autorisatie doorgaans drie jaar geldig of totdat het paspoort van de reiziger verloopt.

Welke invloed heeft ETIAS op (zaken)reizen?

Voor Nederlandse bedrijven met werknemers uit het buitenland of voor bedrijven die internationale partners ontvangen, introduceert ETIAS een nieuwe laag van voorbereiding op internationale reizen. Hieronder zijn enkele belangrijke manieren waarop ETIAS zakelijke immigratie in Nederland zal beïnvloeden uiteengezet.

Aanvullende administratieve vereisten voor visumvrije reizigers

Momenteel kunnen werknemers uit landen met een visumvrijstelling met alleen hun paspoort naar Nederland reizen. Met ETIAS moeten ze echter vóór vertrek een online aanvraag invullen, waarin persoonlijke gegevens, reisgeschiedenis, een eventueel strafblad en medische achtergrond zijn opgenomen. De aanvraag kost naar verwachting ongeveer € 7.

De meeste aanvragen zouden snel goedgekeurd moeten worden, maar voor reizigers die tijdens het proces worden gemarkeerd, kan de ETIAS-autorisatie langer duren, wat mogelijk last-minute zakenreisplannen compliceert. Het is Nederlandse bedrijven aan te raden een proces te implementeren om ervoor te zorgen dat alle zakenreizigers ETIAS-aanvragen ruim voor vertrek invullen.

Verbeterde beveiliging en nalevingscontrole

Het primaire doel van ETIAS is verbeterde grensbeveiliging, waarbij reizigers die zijn gemarkeerd voor potentiële risico’s nader worden onderzocht of zelfs de toegang wordt ontzegd. Dit kan van invloed zijn op zakenreizigers met een geschiedenis van visum- of immigratieproblemen, wat autorisatie kan verhinderen.

In het geval dat een verzoek om een ETIAS-autorisatie wordt afgewezen, heeft de aanvrager het recht om tegen de afwijzing in beroep te gaan. Bij de afwijzingsbeslissing ontvangt de aanvrager de redenen voor de afwijzing en informatie over de autoriteit waar het beroep aangetekend moet worden.

Nederlandse bedrijven moeten alternatieven achter de hand hebben om essentieel personeel te dekken als een reiziger ETIAS-problemen ondervindt. Een proactieve benadering om ETIAS-processen te begrijpen, kan bedrijven helpen deze verstoringen te minimaliseren.

Implicaties voor bezoeken voor kort verblijf  

Bedrijven die vaak bezoekers voor kort verblijf naar Nederland sturen, moeten ETIAS meenemen in hun projectplanning. Hoewel werknemers met een verblijfsvergunning niet worden beïnvloed, moeten bezoekers voor kort verblijf en consultants uit landen met een visumvrijstelling ETIAS-goedkeuring hebben voor aankomst.

Ook werknemers die regelmatig van buiten de EU naar Nederland reizen, moeten mogelijk hun ETIAS-autorisatie verlengen, vooral als deze verloopt of als ze een nieuw paspoort aanvragen.

Kosten en naleving beheren voor grote teams

Voor grote bedrijven met een personeelbestand dat voor een groot deel uit internationale reizigers bestaat, kan het ingewikkeld zijn om ETIAS-compliance te beheren. Hoewel de aanvraagkosten van € 7 minimaal zijn, kan het bijhouden van meerdere ETIAS-aanvragen, verlengingen en vervaldatums voor werknemers lastig worden. Het toevoegen van een ETIAS-controle aan het interne reisbeleid kan helpen om deze compliance vereisten efficiënt te beheren.

Het is ook belangrijk om te onthouden dat ETIAS geen andere vergunningen vervangt. Bedrijven moeten nog steeds verblijfsvergunningen beheren voor werknemers op lange termijn uitzendingen of werkvergunningen op korte uitzendingen. ETIAS is bedoeld om korte termijn reizen binnen de Schengengrenzen te ondersteunen, als aanvulling op – in plaats van vervanging van – bestaande immigratievereisten. 

Waarom vertraagde implementatie van belang is

Het uitstel van ETIAS, dat aanvankelijk gepland stond voor inwerkintreding op 10 november 2024, geeft bedrijven meer tijd om zich voor te bereiden. Echter, zonder definitieve startdatum, moeten Nederlandse bedrijven alert blijven op ETIAS-ontwikkelingen en -updates, om onverwachte complicaties te voorkomen wanneer ETIAS officieel wordt gelanceerd.

Hoe Nederlandse bedrijven zich kunnen voorbereiden

ETIAS kan de logistiek van zakenreizen complexer maken, maar bedrijven kunnen proactieve maatregelen nemen om een soepele naleving te garanderen:

• Informeer medewerkers over de ETIAS-vereisten: Informeer medewerkers over ETIAS en hoe belangrijk het is om toestemming te verkrijgen
  voordat ze naar Nederland of andere Schengenlanden reizen.
• Wees voorbereid op internationale bezoekers: Als uw bedrijf regelmatig buitenlandse klanten of partners ontvangt uit landen waarvoor geen visumplicht geldt, geef hun dan informatie over ETIAS en moedig hen aan om ruim van tevoren autorisatie aan te vragen.
• Integreer ETIAS-naleving in uw reisbeleid: voeg een ETIAS-controle toe aan uw reisbeleid, met name voor korte zakenreizen binnen het Schengengebied.
• Werk met een specialist in immigratierecht: navigeren door nieuwe regelgeving zoals ETIAS kan complex zijn. Samenwerken met een gespecialiseerd immigratierecht kantoor kan helpen een naadloos proces en naleving van alle reisvereisten te garanderen.

Entry/Exit System (EES)

Een ander EU-reisinstrument dat waarschijnlijk in 2025 in werking zal treden, is het Entry/Exit System (EES). EES is een EU-breed informatiesysteem dat is ontworpen om in- en uitreisgegevens te registreren van niet-EU-onderdanen die het Schengengebied in- en uitreizen.

EES zal de verwerking van biometrische gegevens en in- en uitreisdata van reizigers automatiseren. Hiermeevervangt het de noodzaak van handmatige paspoortstempeling, die momenteel wordt gebruikt om naleving van korte-verblijfslimieten te controleren. Dit betekent dat de verblijfslimiet van 90 dagen binnen 180 dagen voor niet-EU-onderdanen in het Schengengebied veel strenger zal worden gecontroleerd.

Reizigers hoeven voorafgaand aan hun reis geen actie te ondernemen, aangezien de registratie zal plaatsvinden aan de buitengrens van één van de 29 Europese landen die het systeem gebruiken.

Hulp nodig? Neem contact op met Everaert Advocaten

Everaert Advocaten is gespecialiseerd in Nederlands en EU immigratierecht. Ons team staat klaar om Nederlandse bedrijven te helpen ETIAS en EES te begrijpen en na te leven, en zo zorgvrije zakenreizen voor internationale werknemers en cliënten te garanderen.

Laat ETIAS en EES uw (zaken)reizen niet verstoren: neem vandaag nog contact met ons op om naleving te garanderen en toekomstige complicaties te voorkomen.

[contactknopt]